Da, nepristojno je ignorisati emailove i poruke na društvenim mrežama

Autorica: Hana Kazazović

Ako se bavite bilo kojim poslom koji ima otvorene online kanale za komunikaciju, onda vjerovatno imate nekoliko email računa i par inboxa na društvenim mrežama. Evo nekoliko rečenica o tome zašto je nepristojno ignorisati ih i ne odgovarati na poruke i upite, kao i par savjeta za bolju organizaciju i upravljanje njima.

Možda vam se čini da ova tema više nije aktuelna, odnosno da su valjda svi do sada shvatili koliko je važna online komunikacija. Međutim, ne samo da lično šaljem puno emailova na koje ne dobijem odgovor nikad, nego često vidim i druge da se žale na istu temu. Zbog toga ovaj tekst, kao još jedno podsjećanje na to šta sve online komunikacija jeste i zašto je važna.

Neko reče kako je ne odgovoriti na email ili na poruku danas jednako kao ne javiti se na telefon 1990. godine. Iako danas mnogi češće kuckaju poruke nego što pričaju telefonom, ipak je rijetkost da se ne javljate na službeni telefon. Osim ako nije u pitanju neka službena institucija, jer se njima itekako i danas zna desiti da ih morate zvati po milion puta.

Biti pretrpan obavezama nije opravdanje za neodgovaranje na emailove ili poruke. Bez obzira kojim se poslom bavite, teško možete biti dobri u njemu ako ste loši u odgovaranju ljudima.

Kao kad biste hodali ulicom i vidjeli poznanika, pa ga ignorisali zato što ste prezauzeti.

Mnogi kao opravdanje za ignorisanje emailova i poruka na društvenim mrežama navode da su to tuđi prioriteti.

Međutim, ako ste za svoj posao ili karijeru otvorili online kanale za komunikaciju – onda vam oni moraju takođe biti na listi prioriteta. Ako ste ponudili ljudima način na koji vas mogu kontaktirati, onda je prosto red da to ispoštujete.

Na koje emailove i poruke ne treba odgovarati?

Naravno, sve ovo što sam napisala gore ne znači da sad morate odgovoriti na apsolutno svaki email ili poruku. Najbolje da za sebe odredite pravila, ali evo nekoliko prijedloga koji vam mogu pomoći.

– Ako pošiljalac emaila ili poruke nije uložio vrijeme da sazna jeste li vi osoba koja mu može dati odgovor zbog kojeg vas kontaktira – ni vi njemu ne dugujete odgovor. Na primjer, ako ste službenik u banci koji se bavi ljudskim resursima, nema potrebe da odgovarate na emailove koji se tiču marketinga. Mada je uvijek plus ako se potrudite i uputite osobu na pravu adresu ;)

Za pošiljaoce – ako šaljete email ili poruku, morate poštovati vrijeme onog koji će to čitati i ko bi trebao odgovoriti, te gledati da znate kome se obraćate i zašto.

– Ako vas ljudi koje ne znate cimaju da podijelite njihove sadržaje na vašim društvenim mrežama, upoznate ih sa vašim poznatim prijateljima, potrošite sate na savjetovanje o njihovim projektima – nije nepristojno ignorisati ih.

– Ako vas neko više puta traži i to uvijek samo kako biste mu nešto pomogli i zato što mu nešto treba – nije nepristojno ignorisati ih.

Kada i kako odgovarati na emailove i poruke?

Svi povremeno propuste neki email ili poruku, ali ako vam se to dešava stalno, onda vjerovatno trebate bolju organizaciju, ili ste nepristojni.

Nekoliko preporuka za bolju organizaciju:

– Čak i kratki odgovor je bolji od nikakvog. Danas nam tehnologija omogućava da podesimo auto-odgovore na puno emailova ili poruka i to vam može pomoći da se bolje organizujuete. Napišite da ćete se javiti u roku od na primjer 24 sata sa odgovorom, što vam ostavlja vremena i da saznate sve što vam treba, ali i da planirate svoje vrijeme.

– Mnoge firme danas praktikuju odgovaranje na emailove samo tokom radnog vremena. To je sasvim ok. Možete odrediti sebi 2-3 puta u toku dana kada provjeravate i odgovarate na emailove i držati se tog rasporeda.

– Pravilo 3 minuta – nekad davno sam ga pročitala i pokušavam se njega i držati kad god mogu. Suština mu je – ako za odgovor na email treba do 3 minuta uraditi to odmah. Štedi puno energije i raščišćava inbox uveliko. Realno, za mnoge emailove i ne treba više.

– Kratki odgovori – većina poslovne komunikacije zaista ne traži previše pisanja. Neće vam niko zamjeriti što ste odgovor napisali u tri rečenice ako ste u njima rekli sve što je potrebno.

Na kraju ću samo ponoviti još jednom – vaš inbox nije samo spisak tuđih zadataka. To je i mjesto gdje vam drugi ljudi pomažu da radite svoj posao.

Sviđaju ti se moji sadržaji i želiš podržati rad Cyber Bosanka bloga? Klikom na baner saznaj kako :)




Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

X